Hur använder man datavalideringsfunktionen i Excel?

Hej där! Jag är en kontorsleverantör och jag vet hur viktigt det är att få ut det mesta av de verktyg vi använder varje dag. Ett sådant verktyg som ofta går under - som används på kontoret är Excel. Idag ska jag gå igenom hur du använder funktionen för datavalidering i Excel. Det är ett superhändigt verktyg som kan spara massor av tid och huvudvärk när du hanterar datainmatning.

Vad är datavalidering i Excel?

Datavalidering i Excel är som en liten gatekeeper för ditt kalkylblad. Det låter dig ställa in regler för vilken typ av data som kan matas in i en cell eller ett cellintervall. Detta innebär att du kan förhindra användare från att ange felaktiga eller inkonsekventa data, vilket är en stor del när du arbetar med stora datamängder.

Låt oss säga att du skapar ett kalkylblad för att spåra anställdas semesterdagar. Du vill inte att någon av misstag anger ett negativt antal dagar eller ett icke-numeriskt värde. Datavalidering kan hjälpa dig att se till att endast positiva siffror anges i kolumnen "Semesterdagar".

Hur man får åtkomst till datavalidering

Först och främst måste du veta var du hittar funktionen för datavalidering. Det är ganska lätt att hitta. Välj bara cellen eller cellintervallet där du vill tillämpa valideringen. Gå sedan över till fliken "Data" på Excel-bandet. I gruppen "Dataverktyg" ser du knappen "Datavalidering". Klicka på den och en dialogruta dyker upp.

Ställa in grundläggande regler för datavalidering

Dialogrutan Datavalidering har några flikar, men den viktigaste du kommer att arbeta med är fliken "Inställningar". Här kan du välja vilken typ av valideringsregel du vill tillämpa.

Hela siffror

Låt oss gå tillbaka till vårt exempel på semesterdagar för anställda. Om du bara vill tillåta heltal mellan 0 och 30 (förutsatt maximalt 30 semesterdagar per år) gör du det här. På fliken "Inställningar", under "Tillåt", välj "Helt nummer". Ställ sedan in "Data" till "mellan". I "Minimum"-fältet anger du 0 och i "Maximum"-fältet anger du 30. Klicka på "OK", och du är klar. Nu, om någon försöker ange ett icke-helt tal eller ett tal utanför detta intervall, kommer Excel att visa ett felmeddelande.

Decimaltal

Om du har att göra med data som kräver decimaltal, som försäljningssiffror, kan du använda alternativet "Decimal". Du kan ställa in samma typ av regler som med heltal, till exempel ett minimi- och maxvärde.

Listor

Listor är en annan riktigt användbar typ av datavalidering. Låt oss säga att du har en kolumn för anställdas avdelningar och du vill säkerställa att endast giltiga avdelningsnamn anges. Du kan skapa en lista med avdelningsnamn (till exempel "HR", "Ekonomi", "Försäljning") och använda den som en valideringsregel.

På fliken "Inställningar" väljer du "Lista" under "Tillåt". Sedan kan du i fältet "Källa" antingen skriva in listobjekten separerade med kommatecken (t.ex. "HR, Ekonomi, Försäljning") eller välja ett cellintervall där du redan har listat avdelningsnamnen. Nu, när en användare klickar på cellen, visas en nedrullningsbar pil och de kan välja från listan.

Anpassa felmeddelanden

När någon försöker ange ogiltiga data visar Excel ett standardfelmeddelande. Men du kan anpassa dessa meddelanden för att göra dem mer användarvänliga.

Gå tillbaka till dialogrutan Datavalidering och klicka på fliken "Error Alert". Du kan ändra rubriken och texten i felmeddelandet. Till exempel, istället för standardmeddelandet, kan du skriva något som "Hoppsan! Ange ett tal mellan 0 och 30 för semesterdagar." Du kan också välja stil för varningen, som "Stopp", "Varning" eller "Information".

Mata in meddelanden

Förutom felmeddelanden kan du ställa in ingångsmeddelanden. Det här är meddelanden som visas när en användare väljer en cell med datavalidering. Det är ett bra sätt att ge användarna upplysningar om vilken typ av data som förväntas.

Klicka på fliken "Inmatningsmeddelande" i dialogrutan Datavalidering. Ange en titel och ett meddelande. För vårt exempel på semesterdagar kan du skriva "Ange antalet semesterdagar (0 - 30)" som meddelandet.

Använda datavalidering med formler

Du kan också använda formler i datavalidering. Låt oss säga att du har ett kalkylblad där kolumnen "Rabatt" alltid ska vara en procentandel mindre än kolumnen "Markup". Du kan använda en formel för att tillämpa denna regel.

I dialogrutan Datavalidering väljer du "Anpassad" under "Tillåt". Sedan, i "Formel"-fältet, ange en formel som=B2>A2, där A2 är cellen med "Rabatt" och B2 är cellen med "Markup". Denna formel kontrollerar om påslaget är större än rabatten. Om formeln returnerarSANN, uppgifterna är giltiga; om den kommer tillbakaFALSK, uppgifterna är ogiltiga.

Praktiska applikationer i en kontorsmiljö

Som kontorsleverantör har jag sett hur datavalidering kan göra stor skillnad i olika kontorsuppgifter.

Lagerhantering

När du hanterar lager kan du använda datavalidering för att säkerställa att antalet varor i lager alltid är ett positivt tal. Du kan också använda listor för att se till att endast giltiga produktnamn anges. Detta hjälper till att föra korrekta register och undvika fel vid inventering.

Projektledning

I kalkylblad för projektledning kan datavalidering användas för att säkerställa att start- och slutdatum anges korrekt. Du kan till exempel ställa in en regel att slutdatumet måste vara efter startdatumet.

Relaterade produkter och tjänster

Om du är ute på marknaden för kontorslösningar har vi även bra kopplingar till andra branscher. Om du till exempel funderar på att bygga en kontorstillägg eller en ny arbetsyta kanske du är intresserad avstålfackverkstillverkare. De erbjuder högkvalitativa stålfackverk som kan användas i olika byggprojekt.

Ett annat alternativ ärStålramsystem. Dessa system är ett utmärkt val för att snabbt och effektivt bygga moderna, modulära kontor.

Och om du letar efter en mer kompakt förvarings- eller arbetsplatslösning,stålbodsbyggnaderkan vara vägen att gå.

Slutsats

Datavalidering i Excel är en kraftfull funktion som verkligen kan effektivisera dina kontorsdatainmatningsprocesser. Det hjälper till att bibehålla datanoggrannhet, minska fel och göra dina kalkylblad mer användarvänliga. Oavsett om du hanterar anställdas register, inventering eller projekt, är datavalidering ett verktyg du definitivt bör börja använda.

Om du är intresserad av att lära dig mer om Excel-funktioner eller andra kontorsrelaterade produkter och tjänster, tveka inte att kontakta oss. Vi finns alltid här för att hjälpa dig att få ut det mesta av din kontorsmiljö. Låt oss ta en pratstund och se hur vi kan arbeta tillsammans för att förbättra din kontorsverksamhet.

Referenser

• Hjälp och support för Microsoft Excel
• Olika Excel utbildningsresurser och bloggar